العودة   مدارات للمكتبات والمعلومات وتقنياتها > المنتدي العام للمكتبات ومؤسسات المعلومات > منتدى الأرشيف والأرشفة الإلكترونية ونظمها
الصفحة الرئيسية التسجيل مركز التحميل قائمة الأعضاء التقويم اجعل كافة المشاركات مقروءة


منتدى الأرشيف والأرشفة الإلكترونية ونظمها يطرح في هذا القسم الموضوعات المتعلقة بالأرشيف والأرشفة الإلكترونية.

« آخـــر الـــمـــشـــاركــــات »
         :: مطوية رائعة عن مصادر التعلم (آخر رد :حاملة المعرفة)       :: بطاقات جماعة المصادر الكترونياً (آخر رد :حاملة المعرفة)       :: دفتر التحضير اليومي لأمين مصادر التعلم(إلكتروني) (آخر رد :حاملة المعرفة)       :: بعض الموضوعات التي تهم أمين مصادر التعلم ... متجدد ومحدث باستمرار ... (آخر رد :حاملة المعرفة)       :: لوحات حائطية لمصادر التعلم بجودة عالية (آخر رد :ريما554)       :: مجموعة من المطويات (آخر رد :ريما554)       :: دفتر تحضير المصادر (آخر رد :ريما554)       :: برنامج اليسيرالنسخة الكاملة (آخر رد :ريما554)       :: برنامج دفتر التحضير الإلكتروني لمركز مصادر التعلم (آخر رد :بدرية العتيبي)       :: برنامج الالكتروني لدفتر التحضير لاختصاصي مصادر التعلم (آخر رد :مبارك الشيخ)      

إنشاء موضوع جديد  رد
 
أدوات الموضوع طرق مشاهدة الموضوع
قديم 09-27-2008, 01:54 AM رقم المشاركة : 1
معلومات العضو
عبدالله الشهري
::أبو زياد ::
مؤسس الموقع

الصورة الرمزية عبدالله الشهري

افتراضي إدارة الوثائق وادارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل – الجزء الثاني

إدارة الوثائق وادارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل – الجزء الثاني

في الجزء الاول تحدثنا عن إدارة السجلات وإدارة الوثائق وحددنا بعض الفروقات بينهما, واعطينا مقدمة عنهما. اما في الجزء الثاني سوف نبحر اعمق قليلا لنتحدث عن دورة حياة الوثيقة, ووظائف واحتياجات إدارة السجلات.
دورة حياة الوثيقة !

يتم إنشاء الوثيقة عادة بواسطة أي شخص في المؤسسة, ابتداءا من مدير وصاحب المؤسسة الى مندوب المبيعات. كما أن الوثيقة المنشأة داخليا او خارجيا يتم في نهاية المطاف إنشاءها, إستقبالها, و مشاركتها بين جميع موظفي المعرفة. بالإضافة لذلك, فإن الوثيقة المنشأة تخضع للتعديلات بإستمرار قبل أن يتم تعريفها كسجل.

أنظمة إدارة الوثائق وإدارة السجلات والتي تم دمجها سوية سوف تحسن ادارة دورة حياة الوثيقة والسجل وستكون النتيجة تسهيل الوصول الى معلومات المؤسسة الحيوية والهامة.

هنالك العديد من الاراء حول خطوات دورة حياة الوثيقة, ونحن هنا سنسرد اهم هذه الخطوات واكثرها اهمية, وهي:

· الإستقبال: الوثيقة يمكن ان تصدر من داخل المؤسسة او يتم استقبالها من الخارج, وتكون هذه الوثيقة بأي صيغة, سواءا الكترونية ام ورقية, وكذلك يمكن ان تكون على انواع مختلفة من وسائط التخزين, مثل القرص المضغوط. الوثيقة في هذه المرحلة ليس بالضرورة ان تكون سجل, كما انها يمكن ان تبقى وثيقة الى الابد, بمعنى انها لن تعرف كسجل لعدم اهميتها او عدم الحاجة لتحديد فترة حفظ لها.

· الإدارة: عندما يتم إنشاء او استقبال الوثيقة, ربما يتم تعريفها وتصنيفها وادارتها كسجل وذلك من خلال نظام ادارة السجلات. ونظام ادارة السجلات هو برنامج يقوم ببناء "خريطة أنواع الملفات" والتي يتم تصنيف السجلات داخلها.

· التخزين: عندما تصبح الوثيقة سجل, من المهم تخزينها في مكان يخضع لسرية معينة وذلك للحفاظ على السجل من الحذف او التعديل. كذلك يجب ان يكون هذا السجل متوفر عند الطلب, وذلك من خلال البحث او الاستعراض.
النظام والوسائط المستخدمة للتخزين يجب أن لا تكون قابلة للتلف او ضياع ما عليها من سجلات لأنه بذلك سنعرض هذه السجلات للخطر الشديد. يجب كذلك نقل جميع السجلات من وسيلة تخزين الى وسيلة اخرى بمجرد تغيير التقنية او استحداث تقنيات اخرى افضل, حيث يجب على نظام ادارة السجلات السماح بمثل تلك الميزات.

التوزيع : عندما يتم تعريف السجل وتخزينه في مكان امن, يجب ان تكون السجلات متوفرة للموظفين وذلك لإستخدامها في الاعمال الاعتيادية. لكن على نظام ادارة السجلات ان يمنع اي تعديل او اتلاف لهذه السجلات قبل انتهاء فترة الحفظ الخاصة بكل نوع.

التقييم : معظم سجلات العمل يتم اتلافها بعد فترة زمنية محددة وذلك استنادا لفترة حفظها المجدولة مسيقا. قانونيا يمكن اتلاف معظم مراسلات الاعمال بعد 3 سنوات على سبيل المثال, كذلك البعض الاخر من السجلات يمكن ان يحفظ بشكل دائم.


بشكل عام يعتبر نظام ادارة السجلات مسؤولا عن جميع هذه المراحل ما عدا مرحلة الاستقبال او الانشاء.


ووظائف واحتياجات إدارة السجلات

سابقا كانت السجلات الورقية تخزن في مركز السجلات وكان مسؤول السجلات يعرفها ويصنفها ويدير جميع النشاطات حول هذا السجل بما في ذلك تحديد فترة حفظ للسجل. لكن مع قدوم السجلات والوثائق الالكترونية فإن جميع ما كان يتم يدويا قد تغيير و مشاكل تعريف وتصنيف السجلات يدويا قد اختفى.

وللحصول على برنامج لادارة سجلات فعال بدون الحاجة لفريق كبير لإدارة السجلات يجب على نظام ادارة السجلات أن يوفر ميزات الإدارة الاساسية لموظفي المعرفة. وبذلك فإن أي نظام لإدارة السجلات يجب أن يوفر الميزات والوظائف التالية:

ملاحظة : الميزة الاولى والثانية يتم عادة تنفيذهما بواسطة موظفي المعرفة والميزات الاخرى يقوم عادة مدير السجلات بتنفيذها.

الإنشاء: يتم إنشاء الوثائق على جميع المستويات داخل المؤسسة – ابتداءا من المدراء وانتهاءا بمندوبي المبيعات, بالاضافة لإنشاءها داخل المؤسسة يمكن ايضا استقبالها من خارج المؤسسة. هذه الوثائق يمكن ان تكون كائنات فيزئائية او رقمية مثل ورقة عقد يتم استقبالها عن طريق البريد الالكتروني او وثيقة يتم انشاءها عن طريق برنامج الوورد. كذلك على نظام ادارة السجلات أن يستقبل او ينشأ اي وثيقة داخل اي تطبيق, ومن هذه التطبيقات التي يجب على نظام ادارة سجلات أن يدعمها:
· ميكروسوفت اوفيس, مثل الاكسل, الوورد, البوربوينت ... الخ.
· انظمة المسح الضوئي, حيث يمكن ان يتم تحويل الوثيقة الورقية الى رقيمة بواسطة هذه البرامج, وبالتالي يمكن أن تصبح هذه الوثيقة سجل رسمي.
· البريد الالكتروني, حيث اصبح من الوسائل المتزايدة الاستخدام في مجال الاعمال, ويجب على اي نظام التعامل معها وتعريف البريد الكتروني كسجل.
· الملفات السمعية والبصرية المختلفة.

التعريف: اصبح من الصعب على المؤسسات الكبيرة والتي تدير اعمال متعددة أن تقوم بتعريف فعال لجميع السجلات المحتملة, وذلك بسبب تعدد وكثرة المحتويات المنشأة. على ذلك فإن نظام ادارة السجلات يجب أن يوفر اليات ووظائف لتعريف هذه السجلات وتصنيفها خصوصا للذين يقومون بإنشاء هذه السجلات. وتتمثل هذه الوظائق بـ:
· التصنيف: يجب اسناد السجل لأحد تصنيفات "خريطة انواع الملفات" والتي تحدد في نهاية المطاف فترة الحفظ.
· التعريف: تعريف الوثيقة كسجل.

تخضع هذه الوظائف – التصنيف والتعريف- للعديد من الطرق اعتمادا على طريقة بناء النظام.

الاحتجاز او فترة الحفظ: عندما يتم تعريف الوثيقة كسجل, يجب احتجازها او الاحتفاظ بها طبقا للسياسات المعمول بها في المؤسسة او المحافظة او الدولة. وليتم الاحتفاظ بالوثيقة وتعريفها كسجل يجب أن يمتلك السجل الصفات التالية:
1. الموثوقية: السجل يجب ان يحقق الهدف منه, ويجب ان يملك سجل التغيرات الخاصة به.
2. الاعتمادية: يجب أن يعكس السجل الحركات او الاجراءات التي تم توثيقها.
3. الكمال: كمال السجل يعني ان السجل اصبح مكتملا وغير قابل للتعديل.
4. قابلية استخدامه: يجب ان يكون السجل قابل التنقل, والاسترجاع, والعرض.

التقييم والاتلاف: الخطوة الاخيرة والبالغة الاهيمة والتي تعتبر جزءا من ادارة السجلات هي ادارة التقييم والاتلاف. وبسبب العدد الهائل من السجلات المخزنة, فإنه يجب على نظام ادارة السجلات القيام ببعض المهام التي تسهل على مدير الوثائق القيام بأعماله بالسرعة والدقة المقبولة. مثلا يمكن للنظام توفير تقرير بالوثائق التي حان تقييمها (انتهى فترة حفظها) وعرض التقرير على مدير السجلات للقيام باللازم. كذلك على النظام تسجيل حركة التقييم (سواء اتلاف او حفظ دائم) داخل سجل معين لإستخدامات مستقبلية.

عفوا ,,, لايمكنك مشاهده الروابط لانك غير مسجل لدينا عفوا صاحب الموضوع تعب في احضار الروابط هذه فيرجى منك الرد على موضوعه لترى الروابط تقديرا له ولترى الروابط رٌد باستخدام الوضع المتطور للردفقط






رد مع اقتباس
قديم 09-27-2008, 07:59 PM رقم المشاركة : 2
معلومات العضو
وريف
كاتب نشيط
افتراضي

بدايه الف شكر أستاذ : عبدالله
على كل ما تقوم به في هذا الصرح
الله يوفقك ويعطيك العافية وتسلم يمناك







رد مع اقتباس
قديم 10-06-2008, 07:15 PM رقم المشاركة : 3
معلومات العضو
عبيرالسلطان
كاتب مميز
افتراضي

نشكرك أستاذ عبدالله
الله يعطيك العافية وبروكت جهودك وجزاك الله خير على ما قدمته
وجهد موفق وجعله الله في موازين حسناتك







رد مع اقتباس
قديم 10-10-2008, 02:43 AM رقم المشاركة : 4
معلومات العضو
عبدالله الشهري
::أبو زياد ::
مؤسس الموقع

الصورة الرمزية عبدالله الشهري

افتراضي



السلام عليكم ورحمة الله

جزاك الله خيراً
وشكرا على تكرمكم بالمرور والاطلاع على الموضوع وتفضلكم بالرد والتعليق.

حفظكم الله ورعاكم ...








رد مع اقتباس
قديم 10-12-2008, 12:17 AM رقم المشاركة : 5
معلومات العضو
ولد الديره
مشرف منتديات مدارات

الصورة الرمزية ولد الديره

افتراضي

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

لك جزيل الشكر والتقدير على المعلومات القيمة







التوقيع

رد مع اقتباس
قديم 02-28-2009, 01:55 AM رقم المشاركة : 8
معلومات العضو
عالى الهمه
كاتب مميز
افتراضي

موضوع في غاية الاهمية في الفرق والتكامل
مشكور يا ابو زياد






رد مع اقتباس
قديم 06-07-2010, 02:07 PM رقم المشاركة : 9
معلومات العضو
nizar_bennouba
كاتب جديد
إحصائية العضو







آخر مواضيعي


nizar_bennouba غير متواجد حالياً


افتراضي

thankkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkx







رد مع اقتباس
قديم 07-30-2010, 04:21 PM رقم المشاركة : 10
معلومات العضو
zezo_x
كاتب جديد
إحصائية العضو







آخر مواضيعي


zezo_x غير متواجد حالياً


افتراضي

جزاك الله خير وأن شاء الله في ميزان حسناتك







رد مع اقتباس
رد

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدليلية (Tags)
الأرشيف والأرشفة, إدارة الوثائق


الذين يشاهدون محتوى الموضوع الآن : 1 ( الأعضاء 0 والزوار 1)
 
أدوات الموضوع
طرق مشاهدة الموضوع

تعليمات المشاركة
لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
لا تستطيع الرد على المواضيع
لا تستطيع إرفاق ملفات
لا تستطيع تعديل مشاركاتك

BB code is متاحة
كود [IMG] متاحة
كود HTML معطلة

الانتقال السريع إلى

المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
منتدى جديد في مجال إدارة السجلات و الأرشيف الإلكتروني archivist منتدى تعارف وتواصل المكتبين والمعلوماتيين العرب 14 07-12-2014 05:01 AM
إدارة الوثائق وإدارة السجلات الكترونياً: الفرق والتكامل - الجزء الاول عبدالله الشهري منتدى الأرشيف والأرشفة الإلكترونية ونظمها 51 05-19-2014 10:29 PM
متطلبات برامج إدارة الوثائق الإلكترونية archivist منتدى الوثائق والمخطوطات العربية 16 04-15-2014 05:18 PM
منظومة إدارة السجلات حسب آيزو 15489 archivist منتدى الأرشيف والأرشفة الإلكترونية ونظمها 35 07-03-2013 01:53 PM
تصنيف ديوي العشري *الجزء الثاني* بنورة يوسف منتدى إدارة المجموعات الفنية وخدمات المعلومات 7 01-06-2013 04:58 PM


الساعة الآن: 01:08 AM


Powered by vBulletin® Version 3.8.7
Copyright ©2000 - 2014, Jelsoft Enterprises Ltd.
المشاركات المنشورة في منتديات مدارات لا تعبر بالضروة عن رأي الإدارة و إنما عن رأي كاتبها